Приложение №1  к соглашению о взаимодействии Сторон по обеспечению порядка предоставления информации об учащихся в базу данных метрополитена 

	Утверждаю:

Директор ИМЦ Адмиралтейского района 

_____________________ О.М. Гребенникова

                                                   25.03.2019

Порядок предоставления в  ГУП «Петербургский метрополитен» базы данных учащихся Адмиралтейского района на 2019 год 

1.	База данных (БД) учащихся для получения льготных проездных документов для проезда в городском пассажирском транспорте создается и поддерживается в актуальном состоянии сотрудниками образовательного учреждения на базе программного обеспечения, разработанного в ГУП «Петербургский метрополитен ».  Всю ответственность за достоверность информации в БД  несет администрация ОУ и ответственный за ведение БД , назначенный приказом по ОУ.
2.	Актуальное состояние БД ОУ предоставляет в ИМЦ Адмиралтейского района ответственному за ведение БД района до 4, 15, 24 , 29 (30) числа текущего месяца в электронном виде по электронной почте или в каб 42 ИМЦ в часы работы ИМЦ.  Информация может направляться от ОУ в ИМЦ строго с официального электронного ящика школа из домена adm-edu.spb.ru .  Из района в метрополитен БД отвозится 5,16,25 и в последний день месяца. При выпадении этих дней на выходные или праздники БД  предоставляется в метрополитен на следующий день после выходных или праздников. В случае отсутствия изменений в БД школы актуальное состояние БДОУ может в район  не предоставляться. 
3.	В случае отсутствия критических изменений в БД образовательных учреждений районная база может предоставляться в метрополитен  6, 17, 26 и в последний день месяца.( Под критическими изменениями понимается невозможность учащимися ОУ приобретения проездного билета без внесения этих  изменений в городскую БД)
4.	В период летних отпусков ( июль, август) БД принимается от ОУ по летнему расписанию (5  и 30 июля, 22 и 30 августа)
5.	При предоставлении данных  из ОУ в ИМЦ необходимо направить одновременно с актуальным файлом БД  сопроводительное  письмо на официальном бланке ОУ по форме ( Приложение 2). Возможно  предоставление скана этого письма по электронной почте bazam@adm-edu.spb.ru.
6.	В городской БД учащиеся школ разбиты на две БД : 1-8 классы и 9-11 классы. При переходе в 9 класс учащиеся должны сдать старую карту и получить новую с предоставлением удостоверения личности. В дальнейшем карточка может быть приобретена учащимися с предоставлением только ученического билета.
7.	При формировании районной или городской БД из данных, предоставленных ОУ ,может  быть выявлено часть ошибок. Файл с информацией об ошибках в районной и городской БД передается ответственным за БД района в ОУ по электронной почте на официальный ящик электронной почты ОУ. 
8.	При разборе файла ошибок в ОУ, необходимо обратить внимание, что самой распространенной ошибкой является пересечение документов учащегося Вашего ОУ и учащегося другой школы. При этом в файле ошибок могут быть данные только об учащемся другой школы (№ ОУ и Ф.И.О.) . Учащегося вашей школы, у которого возникла ошибка, необходимо найти в вашей БД по номеру документа. Если данные в вашей БД по данному учащемуся являются верными , то необходимо связаться  либо с работниками коммерческого отдела метрополитена (610-06-80), либо напрямую с ответственным за БД другого ОУ для исправления ошибки. Если ошибка такого типа не будет исправлена, проездные документы не смогут получить учащиеся двух школ.
9.	Предупреждения, присутствующие в файле ошибок, не обязательны для исправления. Вместе с тем необходимо обращать  внимание на  соответствие  написания  ФИО  из файла с предупреждениями и  записи ФИО в документе ребенка. 
10.	Все ситуации по невозможности приобретения проездных документов учащимися вашего ОУ должны решаться ответственным за БД в ОУ. В случае , если в своей БД ответственный  не находит ошибок по учащемуся, который   не может приобрести карточку, необходимо позвонить в коммерческий отдел С.Пб метрополитена и разобраться с ситуацией (610-06-80)
11.	В каждом ОУ необходимо обеспечить квалифицированную замену ответственного за БД ОУ в случае его отсутствия. Заместитель ответственного за ведение БД также назначаетсч приказом по ОУ.
12.	Для обеспечения сохранности информации БД  ОУ необходимо  делать резервную копию БД  на альтернативном носителе информации при каждом внесении изменений БД .
13.	Все операции с БД , которые ответственный за БД ОУ выполняет впервые (например перевод учащихся в следующий класс), рекомендуется выполнять на резервной копии БД. 
14.	При предоставлении БД на июль необходимо перевести всех учащихся в следующие классы, удалить выпускников (11-е классы) и ввести имеющиеся данные по вновь прибывшим ученикам. Окончательная коррекция данных по вновь прибывшим ученикам производится до 30  августа
15.	Льготами по проезду могут пользоваться все учащиеся школ Санкт-Петербурга, граждане Российской Федерации и граждане других государств. 
16.	Если учащийся имеет паспорт иностранного гражданина, то вводить его данные в базу данных нужно следующим образом : 00 ИИ последние семь цифр паспорта. Если учащийся имеет свидетельство о рождении  иностранного гражданина, то вводить его данные в базу данных нужно максимально приближенно к оригиналу. Римские цифры переводятся при этом в арабские,  латинские буквы переводятся в русские. Если в свидетельстве о рождении иностранного гражданина только цифры то нужно ввести: 00 АА последние семь цифр документа. При первичном обращении иностранного гражданина в кассу метрополитена ему должна быть предоставлена справка из ОУ с информацией о том, какой он имеет иностранный документ  и как он введен в базу. Консультации по поводу ввода в БД иностранных документов можно получить по телефону 610-06-80.
17.	При вводе данных об учащемся в базу данных необходимо получить от родителей или опекунов ребенка согласие на обработку его персональных данных.
18.	Со всеми вопросами по ведению БД ОУ можно обращаться к районному ответственному за ведение БД по электронной почте bazam@adm-edu.spb.ru  либо по телефонам ИМЦ. 
19.	Инстукцию по работе с БД ОУ можно скачать с  официального сайта ИМЦ Адмиралтейского районного  сайта  https://imc.adm-spb.info/